Jak MěK Hranice nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání?
Ochrana osobních údajů se, s účinností od 25. května 2018, bude ve všech členských státech EU řídit závazným Nařízením EU 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Toto nařízení nově upravuje v zájmu vyšší ochrany osobních údajů podmínky jejich zpracovávání. Cílem tohoto dokumentu je poskytnout všem uživatelům služeb MěK Hranice informace o tom, jaké osobní údaje o nich shromažďuje, jak s nimi nakládá, z jakých zdrojů je získává, k jakým účelům je využívá, komu je smí poskytnout, kde může uživatel získat informace o svých osobních údajích, které MěK Hranice zpracovává a jak jsou údaje zabezpečeny.
1 Jaké osobní údaje jsou zpracovávány?
MěK Hranice o každém svém individuálním uživateli shromažďuje tyto údaje: jméno a příjmení, rodné číslo, bydliště, údaje o vzniku a zániku členství, kontaktní údaje člena pro komunikaci, zejména e-mailovou adresu a telefon, viz Knihovní řád (dále jen KŘ)
Základní agendy
1.1 Seznam uživatelů knihovny.
1.2 Registrační formuláře
1.3 Evidence výpůjček uživatelů knihovny.
1.4 Fotodokumentace z akcí a setkání pro propagaci a marketing MěK Hranice.
2 Proč MěK Hranice zpracovává osobní údaje svých členů?
Osobní údaje uživatelů jsou zpracovávány z důvodů, které vyplývají z činnosti MěK Hranice a zákona č. 257/2001 Sb., který ukládá knihovně povinnost chránit knihovní fond a ke statistickým údajům o činnosti knihovny.
2.1 Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) jsou využívány pro efektivnější komunikaci s uživateli a pro jejich informování o aktivitách MěK Hranice.
2.2 Poskytnutí elektronických údajů (e-mail, telefonní číslo) je dobrovolné, závisí na rozhodnutí uživatele a na tom, zda o tento způsob komunikace má uživatel zájem. Rovněž může požádat o zrušení tohoto způsobu komunikace.
2.3 Zařazení e-mailové adresy uživatele do databáze knihovny je nabízeno uživatelům knihovny jako součást přihlášky. Uživatel může zařazení e-mailové adresy do elektronické databáze odmítnout.
2.4 Poštovní adresa je využívána pro komunikaci s uživateli - zasílání upomínek a předupomínek.
2.5 Všechny osobní údaje zpracováváme na základě smlouvy (tj. přihlášky uživatele), případně z důvodu oprávněného zájmu.
3 Kde své údaje najdete
3.1 Osobní údaje uživatelů MěK Hranice nejsou volně k dispozici ani v knihovně, ani na internetu.
3.2 Uživatel má právo požádat si o výpis svých osobních údajů ze seznamu uživatelů MěK Hranice, může ho získat i v elektronické podobě. Žádosti vyřizuje knihovník MěK Hranice.
3.3 Pokud má uživatel jakékoliv nejasnosti, stížnosti, dotazy ohledně osobních údajů, může se obrátit s dotazem na UOOU.
4 Aktuálnost a úprava osobních údajů
MěK Hranice se snaží udržovat uchovávané osobní údaje v seznamu uživatelů aktuální, ale současně je jejich aktualizace závislá na tom, zda uživatel neprodleně informuje MěK Hranice o změně osobních údajů.
5 Jak dlouho údaje uchováváme
5.1 Údaje v seznamu uživatelů jsou uchovávány po dobu členství v MěK Hranice prodlouženou o 2 roky po ukončení členství. Během této doby má uživatel možnost si členství jednoduše obnovit. Po uplynutí 2 let jsou osobní údaje členů, kteří ukončili členství, anonymizovány a předány do archivu.
5.2 O smazání osobních údajů ze seznamu uživatelů je možné si požádat ihned po ukončení členství.
5.3 Osobní údaje o účastnících akcí (zpravidla jméno, příjmení) pořádaných MěK Hranice jsou smazány do tří měsíců po ukončení akce, pokud účastník při registraci nedal souhlas k dalšímu využití kontaktních údajů.
5.4 Kopie prezenční listiny akcí obsahující jméno, přímení a název zaměstnavatele mohou být předány instituci, která na příslušnou akci poskytla dotaci jako doklad o vyúčtování.
5.5 Osobní údaje jako součást zápisů z porad, výročních zpráv se uchovávají v souladu se spisovým a skartačním řádem.
6 Jak MěK Hranice zpracovává osobní údaje svých uživatelů?
6.1 Základní osobní údaje získá MěK Hranice jako součást písemné smlouvy (přihlášky) pro potřeby evidence uživatelů.
6.2 MěK Hranice zpracovává osobní údaje seznamu svých uživatelů ve vlastním systému a nikomu je za účelem správy nepředává. Seznam uživatelů MěK Hranice je přístupný pouze osobám, které určí vedení Města Hranice. Zpravidla se jedná a osobu pověřenou zpracováním seznamu uživatelů. Vedoucí MěK Hranice a příslušný IT pracovník má přístup do celého seznamu všech uživatelů. Přístup do počítačů je chráněn osobním heslem.
6.3 Veškeré osoby, které s osobními údaji uživatelů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány smluvní povinností mlčenlivosti.
6.4 Osobní údaje v dohodách a smlouvách, stejně jako prezenční listiny z akcí MěK Hranice, jsou v některých případech předávány jako doklad pro vyúčtování a realizací projektů.
6.5 Informace o ochraně osobních údajů využívaných MěK Hranice je obsažena v Knihovním řádu.
V Hranicích, dne 21.5.2018